by Philippe
Les enjeux de l’archivage électronique
Le mois dernier j’ai participé à une journée de réunions techniques chez un de nos partenaires constructeur. Autour de la table, une quinzaine d’avant ventes, fatigués par les présentations qui s’enchaînaient, et abattus par l’idée que je n’étais que leur avant dernier interlocuteur de la journée. Il était 15h, il faisait chaud, et après deux minutes sur la société Mimosa j’enchaînais avec les enjeux autour de l’archivage. Ils se sont alors réveillés et les questions ont commencé à fuser. Qu’est ce qu’il faut archiver, quelle est la loi qui oblige les entreprise à archiver, qui est soumis à Sarbanes Oxley, à la loi de sécurité financière, Norme Française Z42-013, etc. L’archivage est un sujet brûlant aujourd’hui chez la majorité de leurs clients, créant beaucoup de questions, de confusion sur le type d’archivage et sur le rôle de chacun. Tout le monde veut aller dans cette direction, mais sans réellement savoir pourquoi, avec le risque qu’une frustration ne ressorte de ces échanges car personne ne peut dire aujourd’hui en France qu’il est par défaut obligatoire d’archiver, chaque cas étant différent.
Je réponds habituellement que Mimosa Systems propose une solution d’archivage qui peut avoir plusieurs finalités, elle répondra parfaitement à différents enjeux techniques et métiers et sa mise en place (politiques et configuration) correspondra à un cahier des charges découlant des besoins exprimés. Mais cette expression des besoins doit avoir été définie au préalable…
Prenons quelques cas. L’archivage consistant à rendre les boites aux lettres, sites SharePoint et serveurs de fichiers virtuellement illimités en déplaçant les informations anciennes sur des stockages adaptés est un projet informatique, technique. Les bons interlocuteurs dans une entreprise seront les personnes en charge de l’administration de ces applications, de leur stockage, de leur exploitation. C’est la très grande majorité des projets d’archivage aujourd’hui en France, et NearPoint sait y répondre parfaitement.
Les autres archivages sont plus difficiles à définir car ils impliquent d’autres services dans l’organisation des entreprise, services qui peuvent ne pas être les interlocuteurs naturels d’un fournisseur de solutions informatiques. La finalité peut être l’archivage à valeur probatoire (pour sauvegarder la preuve d’un droit), patrimoniale (à des fins historiques ou statistiques, pour la mémoire de l’entreprise), légale (pour respecter une obligation légale de conservation liées à Sarbanes Oxley, loi de sécurité financière, directives européennes/internationales comme MIFID, Bâle 2, etc.). Des contraintes supplémentaires comme celles liées à la CNIL doivent être prises en compte lors de la définition du cahier des charges.
Mimosa NearPoint permet de répondre à l’ensemble de ces archivages, de façon pertinente, avec la même solution, mais avec des configurations différentes.
Le danger est de se lancer dans un projet d’archivage dont la finalité est métier, sans impliquer les départements dans l’entreprise en charge de ces métiers. Je me souviens d’avoir travaillé plusieurs mois sur un projet d’archivage technique et juridique pour une très grande société française, et avoir vu le projet annulé après une demande d’information, un appel d’offre, une soutenance, être retenu pour un pilote… le département juridique n’avait pas été impliqué lors de la rédaction du cahier des charges par le service informatique en charge du projet.
